公文格式要素标准及格式

　　紧急程度

　　紧急程度指的是对公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当标注“特急”或“加急”，电报应当标注“特提”“特急”“加急”“平急”。一般用3号黑体字。

　　份号、密级和保密期限、紧急程度三者依次排列在版心左上角的第一、二、三行，其中的某个格式要素没有出现时，其余格式要素顺次填补既可。

　　发文机关标志

　　发文机关标志俗称“红头”，它由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以不加“文件”二字，直接使用发文机关全称或者规范化简称（详见上一篇公众号）。其中，发文机关的全称应以批准该机关成立的文件上核定的名称为准，发文机关的规范化简称应由该机关的上级机关规定，或由本机关自定且其他行政机关收到明文告知。

　　发文机关标志的上边缘至版心上边缘的距离应为35mm，正好是3行多的距离，可以标注份号、密级和保密期限以及紧急程度。发文机关标志使用方正小标宋字体，字号未规定具体数值，一般不大于上级机关的发文级机关标志为原则自行设定，但最大不超过22mm×15mm（高×宽）。由于发文机关标志字数不固定，因此总体要求宽度要小于版心宽度，做到庄重、醒目和美观即可。一般情况下，文字少时可适当加宽字间距，文字多时可适当紧缩字间距。

　　发文字号

　　发文字号是公文的唯一标识，在公文登记、查询引用、归档保存等环节都起着非常重要的作用。发文字号的结构为——发文机关代字＋〔年份〕＋发文顺序号。

　　发文机关代字：目前《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》国家标准均未对发文机关代字做准确规范的规定，但各发文机关的代字应当明确、简洁、规范，代字过短容易产生歧义和冲突，代字过长会让人读不懂，同时为登记、排版等带来困难，因此代字的使用应遵循统一原则、本质原则、历史原则、级别原则和简明原则。

　　年份:使用4位年代号，用六角括号“〔〕”括起来，“年”字应当省略。例如：“〔2025〕”为正确形式，“〔2025年〕”“〔25〕”等都是错误的形式。

　　发文顺序号：即发文机关一年内制发文件的统一流水号。一般可以按不同的发文形式分别进行统一编号，如以本机关名义制发的公文可以统一编号，以本机关党组名义制发的公文可以另行统一编号。发文序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

　　编排格式：发文字号采用3号仿宋字体，置于发文机关标志下空2行。如果是下行文或者平行文，发文字号应居中排布。如果是上行文，发文字号应居左排布并左空一个字。此时右侧对称位置还需标注签发人，发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。如果是联合行文，则应使用主办机关的发文字号。

　　签发人指的是发文机关的主要负责人，公文如果是上行文，那么就应当标注签发人姓名，目的在于上级机关处理下级机关公文时，能够明确谁对上报事项负责。

　　其由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行的位置。“签发人”三字用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体。

　　如果有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。不同签发人姓名中间空一字，签发人姓名为两个字的，中间空一字。发文字号与最后一个签发人姓名处于同一行。

　　注：上行文应当标注签发人，但这并不代表其他公文就没有签发人。按照规定，公文应当经本机关负责人审批签发，重要公文和上行文由机关主要负责人签发，一般性公文可由主管领导签发。由此可见，任何一份公文都是有签发人的，只是一般只有上行文才会标注出来而已。

　　版头中的分隔线颜色为红色，位于发文字号之下4mm处，宽度与版心等宽（即156mm），高度（即粗细）没有强制规定，一般在0.35——0.5mm，具体可根据发文机关标志的字体字号来确定。